Ein funktionierendes Debitorenmanagement dient nicht nur dazu, offene Rechnungen einzufordern. Es ist ein zentrales Instrument, um die Liquidität eines Unternehmens jederzeit im Blick zu behalten. Voraussetzung dafür ist eine aktuelle Buchhaltung. Wir empfehlen, diese mindestens monatlich, idealerweise jedoch alle zwei Wochen, nachzuführen.
Debitorenrechnungen sollten möglichst zeitnah, spätestens innerhalb einer Woche nach der Leistungserbringung, erstellt werden. Denn nur fakturierte Leistungen können auch bezahlt werden.
Ist eine zeitnahe Fakturierung ausnahmsweise nicht möglich, sollte die Liquidität dennoch laufend überprüft werden. Dazu empfiehlt sich eine Schätzung der noch nicht fakturierten Leistungen sowie ein Abgleich mit den offenen Debitoren- und Kreditorenrechnungen, dem aktuellen Bankguthaben und den bevorstehenden Lohnzahlungen. So entsteht jederzeit ein realistisches Bild der finanziellen Situation und ein möglicher Liquiditätsengpass kann frühzeitig erkannt werden.
Für die Verwaltung der Forderungen genügt oft bereits ein Rechnungsprogramm oder eine sauber geführte Excel-Liste. Entscheidend ist, dass Rechnungen zeitnah erfasst, Zahlungseingänge regelmässig kontrolliert, Fälligkeiten überwacht und Mahnungen in einem festen Rhythmus – beispielsweise alle zwei Wochen – versendet werden. In der Schweiz werden viele Rechnungen bereits nach der ersten Mahnung beglichen.
Ein konsequentes Debitorenmanagement ist heute wichtiger denn je. Seit der Praxisänderung Ende 2025 können auch ausstehende Mehrwertsteuerforderungen zu Konkursverfahren führen. Unternehmen sollten ihre Liquidität deshalb jederzeit im Blick behalten und nicht erst reagieren, wenn Zahlungsschwierigkeiten bereits eingetreten sind.
Mahnungen sollten zudem kundenweise und nicht rechnungsweise versendet werden. So erhält der Kunde eine übersichtliche Gesamtaufstellung aller offenen Forderungen anstelle mehrerer einzelner Mahnungen. Das vereinfacht die Kommunikation und beschleunigt häufig den Zahlungseingang – ein weiterer wichtiger Beitrag zur Sicherung der Liquidität.