Sämtliche Auslagen der Mitarbeitenden, die für die Ausführung ihres Berufes und unter Wahrung der Interessen des Arbeitgebers anfallen, sind Spesen. Auslagen für Verpflegung, Fahrten, Flüge, Unterkünfte, Schutzkleidung, Telefonie, Repräsentationszwecke und Porto gelten typischerweise als Spesen.
Überhöhte Spesenauslagen wie First-Class-Flüge oder Luxushotels sind keine Spesen, da diese nicht den Interessen des Arbeitgebers entsprechen. Entschädigungen für den Arbeitsweg gelten nicht als Spesen. Diese Auslagen stellen vielmehr sozialabgabepflichtiges Einkommen dar. Die vergüteten Auslagen für den Arbeitsweg muss das Unternehmen im Lohnausweis deklarieren, womit diese beim Arbeitnehmenden einkommenssteuerpflichtig sind.
Vorsicht: Lohnausweise sind Urkunden im strafrechtlichen Sinne. Bewusst oder unwissentlich falsch ausgefüllte Lohnausweise können als Urkundenfälschung gelten.
Effektive Spesen oder Pauschalspesen: Diese Spesenarten gibt es
Es gibt zwei Möglichkeiten, wie sich Spesen abrechnen lassen.
1. Effektive Spesen: Den Mitarbeitenden werden alle Auslagen vergütet, die diese für die Ausübung ihres Berufes benötigen. Bedingung ist, dass die Ausgaben im Interesse des Arbeitgebers anfallen. Die Mitarbeitenden müssen die Auslagen mit Quittungen und Belegen nachweisen können. Effektive Spesen müssen jeweils zusammen mit dem Lohn bezahlt werden, sofern nicht eine kürzere Frist verabredet ist.
2. Pauschalspesen: Bei Pauschalspesen legt das Unternehmen einen pauschalen Betrag fest, der den Mitarbeitenden innerhalb eines bestimmten Zeitraumes zusammen mit der Lohnauszahlung bezahlt wird. Pauschalspesen sind für Unternehmen sinnvoll, die eine hohe Anzahl an Spesenbelegen verarbeiten müssen. Theoretisch müssen die Pauschalspesen in etwa den effektiv damit abgegoltenen Auslagen entsprechen. Werden Pauschalspesen in einer Steuererklärung geltend gemacht, ohne dass sie auf einem von der Steuerverwaltung genehmigten Spesenreglement beruhen, werden sie zu den steuerbaren Einkünften gezählt.
Verkehrsbussen gelten nicht als Auslagen im Sinne von Spesen. Vereinbarungen, wonach der Arbeitgebende diese übernimmt, sind rechtswidrig.